„Daglegur rekstur er að jafnaði skemmtilegur og fjölbreyttur en getur líka verið krefjandi á tímum. Gæta þarf vel að ákveðnum lykilþáttum svo að fyrirtæki vaxi og nái langtímaárangri. Helsta forsendan fyrir því að fara út í atvinnurekstur er raunhæf viðskiptahugmynd,“ segir Ingibjörg Björnsdóttir lögmaður hjá Samtökum atvinnulífsins, en hún hefur yfirgripsmikla þekkingu á þessu sviði. „Fyrsta skrefið er því að vinna vel með hugmyndina, búa til viðskiptaáætlun og sýna þannig fram á rekstrargrundvöll hennar. Í viðskiptaáætlun er helstu þáttum hugmyndarinnar lýst sem og tilgangi fyrirtækisins. Mögulegir viðskiptavinir og samkeppnisaðilar eru tilgreindir og sett er fram áætlun hvað varðar tekjur og kostnað. Auk viðskiptaáætlunar er gott að hafa tiltæka stutta kynningu á kjarna hugmyndarinnar ef á þarf að halda.“
Ingibjörg Björnsdóttir, lögmaður hjá Samtökum atvinnulífsins og Sigríður Anna Árnadóttir, þjónustustjóri í Fyrirtækjamiðstöð Landsbankans.
Mismunandi rekstrarform
Þegar áætlunargerðinni er lokið er komið að því að velja hentugasta rekstrarformið. Að sögn Ingibjargar eru þrjú form algengust, hvert með sína kosti og galla. Mismunandi skattareglur og ábyrgðarreglur gildi um þessi rekstrarform – sem og önnur rekstrarform. Allar upplýsingar sé að finna á vef ríkisskattsstjóra.
„Margir kjósa að hefja rekstur á eigin kennitölu og bera þá ótakmarkaða ábyrgð á rekstrinum. Helsti kostur þess er það hversu lágur stofnkostnaðurinn er að jafnaði. Enn fremur er lagaumhverfið þar tiltölulega einfalt. Þetta rekstrarform hentar því ágætlega einföldum og áhættulitlum rekstri.
Vinsælasta félagaformið er hins vegar einkahlutafélag. Helsta einkenni þess er takmörkuð ábyrgð hluthafa. Þá ber hver og einn þeirra ekki ábyrgð á skuldbindingum félagsins umfram hlutafjárframlag sitt til félagsins. Helsti kostur hlutafélagaformsins er takmarkaða ábyrgðin. Hún gerir það að verkum að auðveldara er að mynda dreift eignarhald í félaginu. Þótt ábyrgðin sé takmörkuð útilokar það ekki kröfuhafa frá því að semja um persónulega ábyrgð á skuldbindingum félagsins. Í framkvæmd er því oft lítill munur á smærri félögum sem eru rekin sem einkahlutafélög og félögum með persónulegri ábyrgð eins og til dæmis sameignarfélögum.“
Þriðja rekstrarformið sem fyrirtæki getur valið sér er svokallað sameignarfélag. Þar er um að ræða samstarfsform sem byggist á samningi tveggja eða fleiri aðila um sameiginlega fjárhagslega starfsemi þar sem allir félagsmenn bera beina, óskipta og ótakmarkaða ábyrgð á skuldbindingum félagsins. „Sumum hentar það fyrirkomulag betur. Vegna ábyrgðarinnar eru reglur um stofnun og starfsemi sameignarfélaga mun einfaldari en til dæmis einkahlutafélaga þar sem strangar reglur gilda til að vernda hagsmuni hluthafa og viðsemjenda. Helstu kostir sameignarfélagsformsins eru einfaldleiki og sveigjanleiki við stofnun, skipulag og ákvörðunartöku. Forsenda þess að sameignarfélagsformið getið gengið upp er að ríkt traust ríki milli félagsmanna.“
Skráning og skattatengd mál
Hvert er síðan næsta skref?
„Eftir að fyrirtækjaskrá ríkisskattstjóra hefur úthlutað fyrirtæki kennitölu þarf að gæta þess að tilkynna starfsemina til ríkisskattstjóra eigi síðar en 8 dögum áður en hún hefst. Sameiginleg tilkynning er fyrir virðisaukaskattskrá og launagreiðendaskrá (eyðublað 5.02). Við skráningu á virðisaukaskattsskrá er rekstraraðila úthlutað virðisaukaskattsnúmeri og skal rekstraraðili innheimta og skila virðisaukaskatti af allri þjónustu sé hún ekki undanþegin sérstaklega. Ströng skilyrði eru sett fyrir nýtingu innskatts og mikilvægt er að kynna sér reglur um innskatt. Við skráningu á launagreiðendaskrá er rekstraraðila skylt að standa skil á afdreginni staðgreiðslu, tryggingargjaldi og greiðslum í lífeyrissjóð ásamt öðrum rekstrartengdum gjöldum. Einstaklingar með rekstur á eigin kennitölu þurfa að reikna sér laun eftir sérstökum reglum um reiknað endurgjald. Viðmiðunarreglur um reiknað endurgjald eru settar árlega af ríkisskattstjóra og er skipt upp eftir starfaflokkun.“
Vanda þarf valið á viðskiptabanka
Að ýmsu fleiru er að huga við stofnun nýs fyrirtækis. Finna þarf gott nafn og lén, auk þess að láta hanna merki. Einnig má þar telja gerð verkáætlana, útvegun starfsleyfa, samningagerð við þjónustuaðila á sviði tæknimála og bókhaldsmála sem og leiga eða kaup á starfsstöð. Enn fremur er afar mikilvægt að vanda valið á viðskiptabanka, enda þarf hann að mæta vel öllum þörfum og væntingum hins nýstofnaða fyrirtækis.
„Þegar nýtt fyrirtæki stofnar til bankaviðskipta er mikilvægt að hafa allar grunnupplýsingar skýrar er varðar eignarhald félagsins og stjórn,“ segir Sigríður Anna Árnadóttir viðskiptastjóri hjá Fyrirtækjamiðstöð Landsbankans. „Ganga þarf frá áreiðanleikakönnun fyrir félagið en í henni eru þessar upplýsingar staðfestar. Bankinn horfir í upplýsingar úr vanskilaskrá Creditinfo. Eigendur og stjórnarmenn þurfa að vera með skönnuð skilríki hjá bankanum en nú er hægt að staðfesta persónuskilríki með rafrænum skilríkjum,“ útskýrir hún.
„Óski félag eftir lánsfjármagni þarf að veita bankanum upplýsingar um ástæður umsóknar og möguleg áhrif þess á verkefnið eða grunnrekstur félagsins. Rekstrarupplýsingar þurfa að liggja fyrir en bankinn þarf að fá innsýn inn í rekstur félagsins og framtíðsýn þess. Því betri mynd af rekstrinum sem bankinn hefur þeim mun auðveldara reynist honum að taka ákvörðun og meta umsóknina. Bankinn horfir líka til þess hverjir standa á bak við verkefnin – á endanum er það alltaf fólk sem keyrir þau áfram.“
Hvaða gögnum þarf að skila inn til bankans með umsókninni?
„Við vinnslu lánsumsóknar hjá bankanum þarf að liggja fyrir staðfest áreiðanleikakönnun, nýjasti ársreikningur félagsins eða árshlutauppgjör ef langt er síðan síðasti ársreikningur var útbúinn, til dæmis 6-9 mánaða uppgjör. Fyrirtæki eru í misjöfnum vexti og breytast rekstrarforsendur stundum hratt milli mánaða og/eða árshluta og þá þarf að veita bankanum innsýn inn í þessar breytingar. Umsókninni þarf einnig að fylgja rekstraráætlun fyrirtækisins en slík áætlun gefur glögga mynd af rekstrartekjum og rekstrargjöldum félagsins. Þetta er frábært tól til þess að fara yfir lykiltölur en líka til að sýna fram á hvernig nýtt fjármagn kemur til með að nýtast félaginu til framtíðar.“
Meðal annarra gagna sem ættu að vera tiltæk í þessu sambandi eru sjóðstreymisyfirlit, staðfesting á eigin fé, viðskiptaáætlun, birgða- og kröfulisti, kostnaðaráætlun byggingaframkvæmda, verklýsing vegna ábyrgðarumsóknar sem og gögn tengd fasteignakaupum, til dæmis staðfesting á kauptilboði.
Auðveldar og upplýsandi bankalausnir
Hvert er hlutverk viðskiptastjóra?
„Viðskiptastjóri er fyrirtæki ávallt innan handar með yfirlit yfir þau gögn sem óskað er eftir hverju sinni. Þegar gögnum hefur verið skilað inn til bankans þá þarf að útbúa lánsbeiðni sem þarf að vera í samræmi við lánareglur bankans. Í Landsbankanum er lögð mikil áhersla á að allir viðskiptavinir bankans séu með viðskiptastjóra sem heldur utan um viðskiptasambandið og þekkir fyrirtækið. Viðskiptastjóri er sá aðili sem heldur utan um öll samskipti og kemur viðskiptavinum í samband við aðra sérfræðinga bankans sé þess þörf. Í Fyrirtækjamiðstöð bankans í Borgartúni 33 er hægt að sækja alla þjónustu við fyrirtæki á einum stað en þar eru staðsettir viðskiptastjórar, þjónustufulltrúar fyrirtækja sem aðstoða við daglegan rekstur í opinni afgreiðslu og útbú bankans.
Auk þessa vill Landsbankinn bjóða sínum viðskiptavinum upp á auðveldar og upplýsandi lausnir í netbanka fyrirtækja. Nú er einnig í boði app sem gerir viðskiptavinum kleift að sinna bankaþjónustu hvar og hvenær sem er með mun einfaldari hætti. Það er mikilvægt að vita að Landsbankinn leggur áherslu á að veita aðgengi að lausnum sem auka hagræði og spara tíma fyrir sína viðskiptavini. Landsbanki nýrra tíma vill horfa til nýrra tæknilausna sem eru skýrar og einfaldar í notkun fyrir alla viðskiptavini bankans. Bankinn horfir líka til þess að vera í reglulegu sambandi við sína viðskiptavini og býður þeim upp á þjónustusamtal eða 360° samtal ár hvert. Þar er farið yfir skýrslu sem veitir félaginu góða yfirsýn yfir viðskiptasambandið en félagið fær svo afrit af henni við lok samtals,“ segir Sigríður Anna að endingu.
Lykilþættir tryggja sterkan rekstrargrunn
En aftur að sjálfum rekstrinum. Þó svo að hann sé kominn vel af stað þarf að gæta þess að sofna ekki á verðinum, undirstrikar Ingibjörg. Góð hugmynd sé ekki ávísun á árangur, heldur þurfi að takast á við fjölmargar áskoranir í daglegum rekstri.
„Sterkur rekstrargrunnur er lykillinn að góðum rekstri og er uppbygging hans og viðhald helsta áskorun stjórnenda. Sé grunnþörfum fyrirtækja ekki sinnt sem skyldi getur það ógnað tilvist þeirra og hamlað vexti. Til að byggja upp heilbrigt fyrirtæki þarf að huga vel að nokkrum lykilþáttum. Þeir eru mælikvarði á styrkleika rekstrargrunns fyrirtækisins, þ.e. heilbrigði þeirra óháð fjárhagslegum árangri hverju sinni. Fyrirtæki með sterkan rekstrargrunn eru betur í stakk búin til að takast á við utanaðkomandi rekstrarvanda og grípa tækifæri til að tryggja framtíð rekstrarins. Veikur rekstrargrunnur, meðal annars vegna ómarkvissrar stjórnunar, óskipulags eða óhagstæðra samninga, er helsta orsök rekstrarvanda fyrirtækja. Hann má þó oft laga ef gripið er strax í taumana.“
Skipulag og skýr markmið
Fyrsta atriðið sem Ingibjörg nefnir er gott skipulag, enda eflir það árangur til muna að hennar sögn. „Þessi lykilþáttur er gjarnan vanmetinn í rekstri fyrirtækja. Hið klassíska íslenska viðkvæði „þetta reddast“ er ekki vænlegt til árangurs til lengri tíma í fyrirtækjarekstri. Þvert á móti geta skipulag og ferlar styrkt reksturinn gríðarlega. Að sama skapi er fyrirtæki stefnulaust án markmiða – þau eru nauðsynleg til árangurs. Stefnumótun er nauðsynleg öllum fyrirtækjum og þar er markmiðasetning lykilatriði,“ segir hún með áherslu.
„Skriflegir samningar eru enn fremur nauðsynlegir þar sem þeir tryggja gegnsæi. Tilhneigingin til að láta munnlegt samkomulag ráða getur valdið miklum vandræðum í rekstri hvers fyrirtækis. Nauðsynlegt er að hafa vaðið fyrir neðan sig og allt á hreinu með skýrum samningum. Þannig vita allir aðilar til hvers er ætlað af þeim og mun auðveldara reynist að leysa ágreiningsmál komi þau upp síðar.“
Góður starfsandi ómetanlegur
Ingibjörg bendir því næst á að góður starfsandi sé ómetanlegur. „Hæft og ánægt starfsfólk er nauðsynlegt hverju fyrirtæki. Góð vinnuaðstaða og samskipti skipta sköpum í að ná fram því besta í fólki. Með greinargóðri kynningu á starfinu og nýja vinnustaðnum má flýta fyrir því að nýr starfsmaður geti lagt sitt af mörkum. Nauðsynlegt er að kröfur til starfsmanna séu skýrar og að vel sé staðið að öllu ráðningarferlinu.
Ávallt verður líka að hafa hugfast að ekkert fyrirtæki dafnar til lengri tíma án viðskiptavina. Hlutverk fyrirtækja er að þjónusta viðskiptavini, stóra sem smáa. Fyrirtæki sem ætla sér að ná árangri þurfa að huga að markaðsmálum sínum. Mynda þarf sér stefnu og einkunnarorð og þekkja jafnframt vel styrkleika sína og veikleika sem og þær ógnanir og þau tækifæri sem reksturinn stendur frammi fyrir til skemmri og lengri tíma. Öllu máli skiptir að starfsmenn séu meðvitaðir um þessi atriði svo að allir innan fyrirtækisins stefni í sömu átt.“
Fjármál lykilþáttur í rekstri
Síðast en ekki síst eru fjármál veigamikill lykilþáttur í rekstri að sögn Ingibjargar. „Mikilvægt er að gæta vel að fjármálum í rekstri fyrirtækja, hvort sem það er ávöxtun fjármuna, lántökur eða stýring helstu kostnaðarliða. Bókhald er grundvallaratriði í rekstri, ekki síst sem upplýsinga- og stjórntæki í rekstrinum varðandi stýringu fjármuna,“ segir hún að lokum.
Undir þetta tekur Sigríður Anna. „Góð yfirsýn yfir fjármálin og góð upplýsingagjöf er lykilatriði fyrir þá sem sinna fjármálum fyrir fyrirtæki. Landsbankinn vill vera leiðandi í því að veita sínum viðskiptavinum aðgengi að upplýsingum í gegnum netbanka/app, beintengingu við bókhald og ýmsum greiningum og greinum um efnahagsmál. Bankinn styður við bakið á sínum viðskiptavinum með góðu aðgengi að sérfræðingum sem veita ráðgjöf og upplýsingar um vörur bankans. Fyrirtæki geta stofnað til viðskipta í gegnum netið. Ferlið tekur skamman tíma og þegar inn í netbankann er komið þá er hægt að stofna bankareikninga, kreditkort og innheimtuþjónustu auk þess sem gott aðgengi er að greiðsluþjónustu bæði fyrir innlendar og erlendar greiðslur.“
Vegferðin til árangurs
Eins og sjá má er fjölmargt sem hafa þarf í huga þegar fyrirtæki fetar sín fyrstu spor, og ekki síður þegar til langs tíma er litið. En sé viðskiptahugmyndin raunhæf og áhugaverð ætti rekstrinum að geta vegnað vel með heilræði þeirra Ingibjargar og Sigríðar Önnu í farteskinu. Það er því um að gera að láta drauminn rætast og stíga fyrsta skrefið á vegferðinni í átt að árangri.
